Hér fyrir neðan eru upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga  hjá Nínukoti.

Það er mikilvægt að þú vitir að við tökum mjög alvarlega meðferð persónuupplýsinga sem þú veitir okkur beint eða óbeint. Í þessu skjali er útskýrt hvernig Nínukot safnar og notar upplýsingar, við hvaða aðstæður og hverjum eru sýndar þær.

Nínukot er einkarekið fyrirtæki sem starfar við miðlun starfa, au pair, tungumálanám og sjálfboðastörf og ferðir erlendis. Það er nauðsynlegt að fá persónulegar upplýsingar til að geta miðlað upplýsingum til að veita þá þjónustu sem við bjóðum upp á.

Ef þú ert með einhverjar spurningar um meðferð persónuupplýsinga hjá Nínukoti þá er heimilisfang okkar:

Nínukot ehf.
Suðurlandsbraut 22, 108 Reykjavík
Símanúmer er 5612700
Tölvupóstfang er ninukot@ninukot.is

1. Varðveisla og öryggi gagna er mikilvægt hjá okkur

Ábyrg meðhöndlun upplýsinga sem safnað er sem hluta af starfi okkar skiptir sköpum fyrir orðspor og traust fyrirtækisins og hefur ávallt verið í heiðri haft. Í þessari stefnuyfirlýsingu munum við gera grein fyrir hvaða gögnum er safnað og þau notuð hvort sem þú ert viðskiptavinur, birgir eða viðskiptafélagi og hvernig þú getur fengið aðgang að eigin upplýsingum.

2. Hvað eru persónupplýsingar?

Persónuleg gögn eru hvers konar upplýsingar sem hægt er að greina eða þekkja einstakling út frá. Greinanlegur einstaklingur er persóna sem beint eða óbeint er hægt að þekkja meðal annars út frá upplýsingum eins og t.d. kennitölu, nafni, heimilisfangi.

3. Hvaða persónuupplýsingar vinnum við með og hvers vegna?

Persónuupplýsingar þínar eru notaðar í beinum tengslum við þá þjónustu sem þú nýtir þér hjá Nínukoti. Gögnin sem safnað er geta verið breytileg eftir því hvers konar þjónustu er verið að nýta, en almennt munu það vera gögn varðandi viðskiptaframkvæmd, birgðaframkvæmd, beina markaðssetningu og gögn sem varða skyldur og réttindi Nínukots. Mistök við að veita persónuupplýsingar af þinni hálfu geta þýtt að Nínukot er ekki fært um að uppfylla skyldur sínar gagnvart þér sem viðskiptavini eða birgi.

Nínukot safnar og vinnur aðeins með nauðsynlegar persónulegar upplýsingar til að geta þjónustað þínar óskir en í sumum tilfellum geta þetta verið viðkvæmar upplýsingar eins og varðandi sakavottorð, heilsufar, mataræði, skilríki.

Upplýsingum sem safnað er hjá viðskiptamönnum okkar.

Safnað er þegar sótt er um starfsmann hvort sem er í gegnum tölvupóst, síma eða útfyllt er rafræn umsókn eftirfarandi upplýsingum: nafn fyrirtækis eða eiganda, heimilisfang, síma, netfang, vefsíða, kennitala rekstraraðila, tegund starfsemi og stærð, starfsheiti, fjölskylduform ef starfsmaður býr á heimilinu, húsnæði fyrir starfsmann, kaup og kjör.

Ef sótt er um au pair er safnað eftirfarandi upplýsingum: fullt nafn gistiforeldra, heimilisfang, sími, netfang, kennitala, starf foreldra, fjöldi og aldur barna, áhugamál fjölskyldu og barna, hugsanleg dagskrá au pair og fjölskyldu, sakavottorð fullorðinna, 2-3 myndir af fjölskyldu/börnunum.

Ef sótt er um tungumálanám erlendis er safnað upplýsingum sem ráðast af því sem viðkomandi stofnun biður um, það er oftast: fullt nafn, heimilisfang, kennitala, sími, netfang, aldur, vegabréfsnúmer, tungumálakunnátta, mynd, mataræði ef matur innifalinn, nánasti ættingi, sími og netfang hans.

Ef sótt er um sjálfboðastarf erlendis er safnað eftirfarandi upplýsingum sem ráðast af því sem viðkomandi birgir biður um og eru oftast: fullt nafn, heimilisfang, sími, netfang, vegabréfsnúmer, sakavottorð, í sumum tilfellum læknisvottorð, nafn, sími og netfang nánasta ættingja, upplýsingar um tryggingar, tungumálakunnátta, ofnæmi, sérfæði.

Ef sótt er um starf eða au pair stöðu er yfirleitt safnað eftirfarandi upplýsingum: nafn, heimilisfang, sími, netfang, skype addressa (au pair), aldur, starfsferilskrá, mataræði, ofnæmi, meðmælum, sakaskrá, heilsufarsvottorð, mynd, séróskir, áhugamál.

4. Hvernig verða persónuupplýsingarnar notaðar?

Persónuupplýsingarnar eru unnar vegna þeirra þjónustu sem Nínukot veitir og líka vegna lagalegrar skyldu vegna viðskiptaferla svo sem bókhalds, viðskipta og áætlana gerðar. Vinnsla persónuupplýsinga fer einnig fram á grundvelli lögmætra hagsmuna Nínukots að veita góða þjónustu til viðskiptavina sinna og til markaðssetningar. Nínukot vinnur aðeins með persónuupplýsingar þínar að því marki sem er nauðsynlegt vegna þín sem viðskiptamanns, birgis eða samstarfsaðila og/eða í samræmi við lög.

Afhending upplýsinga

Nínukot deilir einungis upplýsingum til þriðja aðila sem þú hefur gefið leyfi til svo veita megi þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir. Það geta verið fag samstarfsaðilar, atvinnuumsækjendur, au pair umsækjendur, gistifjölskyldur, atvinnurekendur og fagskólar eða tryggingafélag allt eftir því sem við á.

5. Varðveislutími

Gengið er úr skugga um að allar persónuupplýsingar séu aðeins varðveittar eins lengi og þörf er á miðað við tilgang þeirra og/eða þannig að varðveisla þeirra sé í samræmi við lög og síðan að tryggja að þeim sé eytt á öruggan hátt.

6. Réttindi samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga

Einstaklingar eiga rétt á að fá upplýsingar um hvort Nínukot vinnur persónuupplýsingar um þá eða ekki. Þeir eiga rétt á að fá aðgang að þeim upplýsingum sem eru til um þá og hvernig vinnslunni er hagað, láta leiðrétta þær og mótmæla frekari vinnslu upplýsinga. Í sérstökum tilfellum er hægt að láta eyða upplýsingum, takmarka frekari vinnslu og flytja upplýsingar til þriðja aðila.

Ef einstaklingur hefur veitt leyfi til vinnslu persónuupplýsinga getur hann hvenær sem er dregið leyfið til baka. Afturköllun leyfis hefur engin áhrif á lögmæti þess sem fór fram áður en leyfið er afturkallað.

7. Hafa samband við persónuverndarfulltrúa

Ef spurningar vakna er varða réttindi eru viðkomandi hvattir til að hafa samband við Nínukot í gegnum netfangið ninukot@ninukot.is eða til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is